6 factores importantes a considerar al obtener un sistema de administración de propiedades para su hotel

Si piensa en un hotel como una maquinaria bien engrasada, con un millón de piezas pequeñas que funcionan juntas para brindar una experiencia perfecta, un buen sistema de administración de propiedades (PMS) es el corazón que mantiene la máquina funcionando a la perfección. Desde simples registros de entrada y salida hasta ofrecer experiencias sublimes basadas en las preferencias de los huéspedes, un buen PMS es integral para el funcionamiento de hoteles de todas las formas y tamaños.

Dicho esto, las necesidades tecnológicas de un hotel más pequeño son muy diferentes a las de los establecimientos más grandes. Un PMS intuitivo que comprende sus requisitos específicos vale su peso en oro. Pero también es una inversión significativa y para garantizar que el dinero se gaste bien, los hoteleros deben elegir un sistema que funcione bien para su propiedad.

La mayoría de los hoteleros consideran que la seguridad es su máxima prioridad, y esa es una preocupación válida. Cualquier PMS que seleccione debe ser compatible con PCI. Sin él, el sistema está expuesto a amenazas y vulnerable a ataques. Los datos bancarios de sus clientes, los datos de sus tarjetas de crédito y otra información personal deben protegerse a toda costa.

Sin embargo, las especificaciones no terminan con medidas de seguridad. Hay algunas otras cosas a considerar antes de finalizar un PMS para su propiedad.

  1. Debería ser fácil de usar.

El mejor tipo de tecnología es la que es absolutamente fácil de usar. Cuanto más tiempo le lleve asimilar el sistema, más rápido se cansará de él. Además, los hoteles son famosos por sus altas tasas de rotación y es probable que el software sea utilizado por jóvenes ejecutivos y expertos por igual. El sistema debe ser tal que requiera una formación mínima para que las personas se sientan cómodas con él.

  1. Debe ser compatible con dispositivos móviles

Atrás quedaron los días en que la tecnología se restringía a las computadoras personales conectadas a un escritorio. Este es el siglo XXI y, a menos que su solución tecnológica pueda caminar literalmente con usted, es inútil a todos los efectos.

Cualquier PMS que considere debería poder conectarse y enviar información a dispositivos móviles. Debería poder comunicarse con usted sin importar dónde se encuentre y qué dispositivo esté utilizando, incluidos teléfonos móviles, computadoras portátiles, tabletas y computadoras personales. Esto no solo promueve la eficiencia operativa, sino que su personal también podrá brindar un excelente servicio a los huéspedes sobre la marcha.

  1. Debería ser fácil de integrar

El PMS que seleccione debe tener API que admitan conexiones entrantes y salientes. Esto asegurará que pueda integrarlo con cualquier otra solución que pueda estar utilizando en su hotel, como el software de gestión de relaciones con los clientes y de gestión de tarifas.

Si su PMS no facilita asociaciones profundas con otros proveedores, tendrá una solución tecnológica fracturada en sus manos. Impedirá el intercambio bidireccional de información y dificultará el intercambio de datos de perfil de invitado. El resultado final será una experiencia del huésped menos que satisfactoria, sin mencionar un desglose de los sistemas relevantes.

  1. Debe realizar un seguimiento de las preferencias y el historial de los huéspedes.

La recepción es una parte del hotel que ve el máximo compromiso y, sin embargo, la mayoría de las tareas que ocurren allí son bastante mundanas y repetitivas. Si hubiera una forma de automatizarlos, el personal sería libre de atender tareas más importantes. Una forma en la que un PMS puede agregar un valor significativo a un establecimiento es tomando decisiones de bajo nivel en nombre del hotel. Por ejemplo, debería poder asignar habitaciones automáticamente según las preferencias de los huéspedes. Esto lo hará recopilando toda la información relevante y usándola para tomar las decisiones adecuadas en nombre de los invitados.

En segundo lugar, un buen PMS debería poder extraer el historial de un huésped para discernir qué le gusta y cuáles eran sus preferencias. De esta manera, si un huésped habitual ha reservado una habitación junto a la piscina en el pasado, el sistema automáticamente le reservará la misma habitación o algo similar.

Esta forma de automatización no solo elimina la congestión en la recepción, también da como resultado intercambios más intuitivos con los huéspedes y la entrega de servicios personalizados e informados.

  1. Debería automatizar la comunicación con los huéspedes.

A menudo, los hoteles deben comunicarse con sus huéspedes para compartir actualizaciones periódicas. Pero debido a las zonas horarias en conflicto, resulta difícil ponerse en contacto con ellos por teléfono. Es por eso que generalmente prefieren comunicarse por correo electrónico.

Tener que hacer esto manualmente puede resultar bastante tedioso para los propietarios de hoteles y el personal. Y si olvida enviar un correo electrónico, podría causar un retraso grave en la comunicación. Para mantener las cosas funcionando en forma, un sistema de administración de propiedades puede automatizar este proceso, enviando correos electrónicos relacionados con la confirmación de reservas, agradecimientos posteriores a la estadía y todo lo demás.

  1. Debería ayudarte a medir el éxito

Una gran característica para tener en su sistema de administración de propiedades son los informes avanzados. Le libera de tener que revisar largas y complicadas hojas de cálculo y descifrar los datos que son relevantes para usted. En cambio, pone toda la información que necesita a su alcance, accesible con solo unos pocos clics.

Los sistemas básicos le darán una descripción general del funcionamiento diario de su propiedad. Los sistemas más avanzados deberían poder proporcionar informes sobre parámetros como registros de entrada y salida, cancelaciones, métodos de pago, promedio de habitaciones desocupadas, ocupación promedio, duración promedio de la estadía e incluso ingresos por habitación disponible.

Con tantos datos a su disposición, puede obtener una perspectiva del funcionamiento de su negocio e incluso identificar áreas que necesitan mejoras.

Como ya habrá deducido, un buen sistema de administración de propiedades realmente puede ser enviado por Dios para un hotel pequeño. Trabajando de forma invisible entre bastidores, combina las mejores partes de la gestión del flujo de trabajo y la automatización de decisiones. También muestra una gran cantidad de inteligencia, aprendiendo de los sistemas externos con los que está integrado y brindando información sutil que ayuda a mejorar las relaciones con los huéspedes.

Por eso es importante que elija un PMS que se adapte a su establecimiento. Tenga en cuenta todas las consideraciones, evalúe sus requisitos y tome una decisión final una vez que esté seguro de que el producto cumple todos los requisitos.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *